Solução escalável
Atualmente, muitas autarquias locais estão a ter grandes problemas para se reorganizarem. Quer se trate de falta de computadores portáteis, de direitos de acesso inadequados aos servidores administrativos ou de problemas de proteção de dados com várias ferramentas de comunicação: Muitas administrações não estavam preparadas para a mudança repentina para o trabalho a partir de casa. No outono passado, a cidade de Mannheim foi nomeada a administração mais digital da Alemanha pelo Bitkom Smart City Index. Isso deveria ter facilitado a mudança, certo? Perguntámos a Judith Geiser, responsável pela gestão da qualidade das TI e pela estratégia digital da cidade de Mannheim.
Judith Geiser, a cidade de Mannheim está a beneficiar particularmente do seu nível de digitalização nos dias de hoje?
Sim, conseguimos desenvolver as estruturas digitais existentes, expandi-las e, assim, fornecer rapidamente uma gama coerente e completa de apoio móvel, que também é muito bem utilizada. Também reorganizámos e concentrámos os nossos serviços em linha para os cidadãos. Podemos também contar com uma excelente e bem coordenada equipa de coordenadores de TI nos departamentos e, acima de tudo, apreciamos muito o empenho dos nossos funcionários das TI municipais, tanto centralizados como descentralizados, que são constantemente dedicados, flexíveis e muito conscienciosos no seu trabalho. A excelente cooperação entre todos os departamentos da nossa divisão, que foi recentemente estabelecida nos últimos dois anos, está a tornar-nos muito eficientes neste momento.
Como funciona atualmente a administração?
Cada departamento decide por si próprio quem trabalha à distância e quem trabalha no local. Nas últimas quatro semanas, o nosso departamento de Tecnologias da Informação conseguiu ligar 800 funcionários à rede municipal através de VPN a partir do seu escritório em casa. Isto permite-lhes utilizar as mesmas funcionalidades que no seu posto de trabalho normal, que estamos continuamente a expandir conforme necessário. Esta solução é escalável até 5.000 funcionários. Duplicámos a largura de banda dos canais de acesso à Internet disponíveis e disponibilizámos a solução de comunicação WebEx a todos os funcionários. Isto significa que todas as reuniões podem ser efectuadas virtualmente. Também criámos as opções para os serviços de mensagens WhatsApp, Signal e Telegram em todos os smartphones suportados centralmente na cidade e aumentámos a largura de banda das ligações telefónicas paralelas disponíveis de 400 para 600, ao mesmo tempo que configurámos e colocámos em funcionamento várias linhas diretas para o coronavírus.
Gestão da mudança bem sucedida
E com todas estas medidas, não se registaram problemas ou desafios?
Estamos mais do que satisfeitos com os resultados do nosso trabalho. Mas sim, claro que também temos consciência de que há interrupções de tempos a tempos – devido à utilização muito elevada em todo o lado – em que temos de fazer ajustes. No contexto da atual crise, temos também de analisar a nossa oferta em linha e verificar se os serviços necessários estão disponíveis e razoavelmente acessíveis. Isto exige reacções rápidas. A situação atual coloca desafios específicos à informática no seu conjunto. A este respeito, todos os colegas das TI municipais têm de contribuir para um desempenho global. Especialmente agora, é importante trabalhar em conjunto de forma construtiva e chegar rapidamente a um denominador comum. Estamos a experimentar tudo o que contribui para uma gestão da mudança bem sucedida. As nossas experiências de hoje terão provavelmente um efeito duradouro e mudarão fundamentalmente a nossa visão do mundo do trabalho, da infraestrutura e do reconhecimento de um sistema de TI funcional e centralizado.
Mudar a forma como pensamos a digitalização
Os políticos estão atualmente envolvidos num debate acalorado sobre a estratégia de saídacorreta . Para que efeitos a longo prazo se estão a preparar em Mannheim?
Estamos muito conscientes da organização de potenciais cenários de crise e vamos concentrar-nos ainda mais neste aspeto no futuro. Atualmente, já estamos a sentir os efeitos da elevada procura de hardware (telemóveis, PCs, computadores portáteis), associada a um declínio simultâneo da produção na China e a uma logística abalada. O mercado precisará de tempo para recuperar neste domínio. Estas experiências vão influenciar as nossas considerações estratégicas.
Concretamente, iremos utilizar um número ainda maior de computadores portáteis em toda a cidade do que atualmente, uma vez que podem ser utilizados de forma mais flexível, independentemente do local e de forma mais compacta do que os PC convencionais. Por exemplo, mesmo no caso de uma falha parcial de energia, poderíamos trabalhar de forma mais sensata com soluções móveis do que com os PCs de secretária que são habitualmente utilizados atualmente – inicialmente por razões financeiras. A médio e longo prazo, isto aumentará a resiliência e a capacidade de ação da nossa administração, apoiando assim a nossa comunidade democrática.
Em geral, vemos que a situação atual está a mudar a forma como pensamos a digitalização. A perceção de que a nossa sociedade – todos nós – pode beneficiar das novas oportunidades digitais numa vasta gama de domínios aumentou significativamente. No contexto de um desafio epocal tão sério, esta é também uma grande oportunidade.