O consultor organizacional com quem falei recentemente parecia um pouco perplexo. Ele aborda a questão de saber como a digitalização está a mudar as nossas profissões e como deverão ser os espaços de escritório do futuro para refletir essas mudanças. Afinal de contas, se hoje em dia se pode teoricamente trabalhar em qualquer parte do mundo graças ao wifi, aos computadores portáteis e aos smartphones, porque é que as empresas ainda precisam de escritórios?
Os empregados já não precisam de se deslocar ao escritório como antigamente, principalmente porque é lá que estão os documentos, as ferramentas de comunicação e os computadores. Em vez disso, vão lá para ver os seus colegas e trabalhar com eles. Assim, a questão fundamental é: como funciona a colaboração no quotidiano profissional? Como devem ser concebidos os escritórios para que as equipas se possam organizar e trabalhar em conjunto?
Empregados em movimento
Quase todas as grandes empresas estão atualmente a trabalhar em novos conceitos de escritórios para as suas instalações. Por exemplo, um grande grupo segurador alemão: a empresa pretende desenvolver mais do que um ambiente de trabalho inovador com secretárias e salas de reunião atractivas. Em vez disso, quer mudar a sua cultura e a forma como trabalha em conjunto, tornando-se mais ágil e flexível. No futuro, os empregados preferem falar uns com os outros em vez de enviar e-mails para trás e para a frente, por exemplo. E querem trabalhar cada vez mais entre hierarquias e departamentos.
Isto significa que, no futuro, os empregados precisarão de espaços onde possam trocar ideias em pequenos ou grandes grupos e onde as equipas possam trabalhar em conjunto. Por isso, a seguradora quer remodelar todos os seus escritórios: O objetivo é passar de escritórios individuais para escritórios em open space. O conceito de open space prevê várias zonas de trabalho: para trocar ideias, fazer chamadas telefónicas e responder a e-mails, mas também para trabalho concentrado. Assim, já não existem postos de trabalho fixos; cada um – incluindo os diretores – pode e deve escolher a sua própria secretária em função da tarefa que tem em mãos. Apenas está prevista uma „base“ para os departamentos individuais, onde os funcionários podem guardar os seus pertences pessoais em cacifos, por exemplo. Este grupo segurador não é o único a querer mudar e renovar. Em muitos locais, estão a ser desenvolvidos conceitos de escritórios e os edifícios estão a ser remodelados com custos consideráveis – apenas para que, no final, tudo seja revertido. Porque, segundo os especialistas do sector, nove em cada dez experiências falham. Para além da dispendiosa remodelação, o desmantelamento é, pelo menos, igualmente dispendioso.
Ruído na grande área
Uma das principais razões para o fracasso é a aversão de muitos empregados aos escritórios em plano aberto, dizem os arquitectos e consultores que lidam com as novas paisagens de escritórios. Há alguns anos, já se registava um boom de „espaços abertos“. No entanto, o principal objetivo destas empresas era reduzir o seu espaço de escritório, transferindo simplesmente departamentos inteiros para escritórios abertos – uma redução de espaço que foi feita nas costas dos empregados. A partir daí, sentiram-se constantemente vigiados pelo chefe, deixaram de ter um lugar tranquilo para um telefonema privado e tiveram de fazer o seu trabalho com um ruído de fundo irritante.
No entanto, nos ambientes de escritório da nova geração, a densificação já não é o principal objetivo. Os espaços mantêm essencialmente a mesma dimensão, mas estão organizados de forma diferente. Qualquer pessoa que já tenha olhado para estes ambientes de escritório sabe que existem frequentemente pequenos nichos ou salas para reuniões e chamadas telefónicas. As salas de reunião, as bibliotecas e as cozinhas de escritório são concebidas de forma tão atraente que os empregados gostam de se encontrar – especialmente porque tudo o que precisam para o seu trabalho está ao alcance da mão. Os arquitectos dão ênfase à boa acústica das salas e escolhem materiais para o isolamento de paredes e tectos que permitem a absorção do som. Ou concebem novos móveis de escritório que combinam várias funções, tais como candeeiros feitos de material que absorve o som.
Aliás, uma razão igualmente comum para o fracasso dos novos conceitos de escritório é o facto de os gestores não os aceitarem. Isto porque um espaço aberto com estações de trabalho flexíveis significa muitas vezes uma perda amarga para eles: têm de abdicar de privilégios duramente conquistados, como um escritório individual com uma rececionista. Se uma empresa pretende mudar não só as suas instalações, mas também a sua organização, os gestores têm de participar e explicar as novas regras do jogo aos seus empregados. Isto também exige muito dos arquitectos e designers de interiores. Estes têm de observar atentamente a forma de trabalhar do seu cliente, talvez até atuar de forma um pouco terapêutica ou, pelo menos, mediadora. Idealmente, devem não só explicar as suas ideias aos decisores, mas também aos empregados que têm de se adaptar à nova paisagem de escritórios. E não se esqueça de reservar tempo suficiente para o fazer.
Da rotina ao trabalho de projeto
A tendência para ambientes de trabalho inovadores não deverá ser uma novidade. „Pelo contrário, estamos a assistir apenas às primeiras pequenas ondas de um tsunami que se aproxima“, diz o consultor organizacional mencionado no início. A metáfora ameaçadora torna-se compreensível se tivermos em conta que mais de 14 milhões de alemães trabalham em escritórios, de acordo com a Federação Alemã do Setor Imobiliário (ZIA). Isto significa que um em cada três trabalhadores alemães é um utilizador de escritório.
E a digitalização prossegue a um ritmo acelerado, com os processos normais, em particular, a tornarem-se cada vez mais automatizados. Isto já não afecta apenas os simples escriturários, mas no futuro afectará também as profissões que requerem muito aconselhamento, como os consultores fiscais ou os advogados. No entanto, à medida que o trabalho de rotina diminui, o trabalho de projeto torna-se mais importante. E é aqui que se torna problemático: para um projeto, forma-se uma equipa, de dimensões variáveis, e os membros nem sequer têm necessariamente de ser todos empregados da própria empresa, mas podem ser constituídos por empregados, prestadores de serviços externos e clientes. É concebível, por exemplo, que um grupo deste tipo seja inicialmente composto por três empregados ao longo de um projeto, depois aumente para 30 membros da equipa, depois diminua novamente e se divida em grupos mais pequenos, cada um a trabalhar em subprojectos.
Os edifícios de escritórios do futuro devem ser capazes de refletir esta dinâmica. Os utilizadores devem poder mudar tudo nas suas salas a qualquer momento; já não existe uma organização estática, as plantas devem tornar-se radicalmente flexíveis. Planeadores, arquitectos e consultores organizacionais estão, portanto, a refletir sobre a forma de tornar os imóveis flexíveis. Há muitas ideias boas, mas ainda ninguém encontrou a pedra filosofal.