Semana de 4 dias: „Fazer é como querer, só que mais flagrante“

O horário flexível é uma coisa do passado – recentemente, um novo modelo de horário de trabalho tem vindo a ganhar fama: a semana de 4 dias. Este modelo baseia-se no princípio de que o mesmo trabalho pode ser efectuado em menos tempo. Por conseguinte, os empregadores estão a reduzir o horário de trabalho semanal dos seus empregados em várias horas – com o mesmo salário. Os objectivos: um melhor equilíbrio entre a vida profissional e a vida privada, trabalhadores mais saudáveis e, por último, mas não menos importante, uma vantagem sobre a concorrência. Vários estudos, por exemplo na Islândia, sugerem que a semana de 4 dias funciona. E sem qualquer perda de produtividade. Foi exatamente o que aconteceu no gabinete de planeamento capattistaubach urbane landschaften. Tancredi Capatti e Matthias Staubach introduziram a semana de 4 dias no seu gabinete há mais de um ano. Hoje dizem: com sucesso total. Falámos com os dois fundadores do gabinete e perguntámos-lhes como reagem os clientes, como lidam com a apresentação de propostas da concorrência e que dicas dariam a outros gabinetes.

G+L: Sr. Capatti, Sr. Staubach, introduziram a semana de 4 dias no vosso gabinete há um ano. O que vos inspirou a fazer isso?

Tancredi Capatti: Há já algum tempo que sentimos uma necessidade colectiva de novas partituras que façam igual justiça ao trabalho e ao lazer. As sinfonias de trabalho monótonas são uma coisa do passado. Em vez disso, vemos cada vez mais candidaturas e trabalhadores individuais a preferirem intervalos mais curtos e mais intensos. Enquanto entidade patronal, queríamos estar mais abertos a esta abordagem.

Matthias Staubach: Também analisámos em pormenor os conceitos de „novo trabalho“. Tanto quanto sabemos, ainda não existe nenhum gabinete no sector da arquitetura que se tenha aventurado na semana de 4 dias. Foi essa a motivação que nos levou a abrir uma porta. Para além disso, acreditamos que a semana de 40 horas será gradualmente eliminada, mais cedo ou mais tarde. A ideia de poder alcançar o mesmo resultado em menos tempo e com maior eficiência, gerando assim uma situação vantajosa para todos, pareceu-nos interessante. Uma experiência integrada em medidas de acompanhamento como a sexta-feira da inovação ou estratégias para o trabalho digital. Fazer é como querer, só que mais evidente!

G+L: 36 horas por semana ou até menos? Como é que implementam efetivamente a semana de 4 dias?

Matthias Staubach: Varia entre a „verdadeira“ semana de 4 dias, ou seja, 32 horas, e 40 horas em 4 dias, embora este modelo só tenha sido marginalmente popular. Concretamente, apenas um empregado trabalha atualmente 40 horas em 4 dias. Enquanto entidade patronal, privilegiamos o modelo de 36 horas na fase inicial dos primeiros anos, a fim de podermos equilibrar os estrangulamentos de capacidade relacionados com o modelo. Com a introdução da semana de 4 dias, as horas de trabalho semanais disponíveis no escritório foram reduzidas em cerca de sete por cento. Este processo teve de ser cuidadosamente planeado e sincronizado. A queda na produtividade causada pelo coronavírus foi certamente um bom ajuste no início. Entretanto, porém, já voltámos há muito ao nível anterior ao coronavírus e estamos bastante satisfeitos até agora.

Estamos a tentar amortecer o salário mais baixo associado à redução do horário de trabalho. Por exemplo, estabelecemos uma nova estrutura salarial como uma tabela salarial interna, por assim dizer, que se baseia na tabela salarial dos arquitectos da VDA. Além disso, pagamos um prémio de fidelidade por muitos anos de serviço à empresa e, por último, mas não menos importante, uma participação nos lucros se tivermos um bom ano.

Quatro dias de trabalho, três dias de folga

Tancredi Capatti: É claro que, atualmente, temos menos tempo disponível. Estamos a tentar contrariar ativamente esta situação com um elevado grau de estrutura e uma boa organização. Como medida de acompanhamento da semana de 4 dias, introduzimos também dois instrumentos para salvaguardar a produtividade: Em primeiro lugar, a Sexta-Feira da Inovação, que reúne todos os nossos funcionários durante quatro horas numa sexta-feira de cada mês para trabalharem em conjunto sobre temas de futuro na profissão, num ambiente de grupo de trabalho, no sentido de um grupo de reflexão. Por outro lado, é igualmente importante atualizar as normas e os modelos do gabinete. Poder-se-ia dizer que é necessário afiar a serra.

Em segundo lugar, acordámos um acordo sobre feriados para não reduzir ainda mais as capacidades que já foram reduzidas pela semana de 4 dias. Em termos concretos, isto significa que um feriado que caia na semana de 4 dias, como a segunda-feira de Páscoa, é compensado por um dia adicional, de modo a que haja sempre quatro dias úteis disponíveis.

E, claro, o modelo é também alimentado pelo entusiasmo da nossa equipa. Quatro dias de trabalho, três dias de folga.

A semana de 4 dias não é adequada para todos os funcionários em geral

G+L: Teve de convencer primeiro a sua equipa da ideia?

Matthias Staubach: Foi muito diferente para cada um. Alguns colegas ficaram entusiasmados com o modelo, enquanto outros se mostraram inicialmente mais cépticos. Em todo o caso, alguns colegas continuam a trabalhar numa semana de 5 dias. Isto deve-se sobretudo a razões familiares ou outras razões individuais, por exemplo, para praticar desporto ou outras actividades de lazer à tarde. Concentrarmo-nos em apenas quatro dias não é (ainda) adequado para todas as situações da vida.

Tancredi Capatti: Foi preciso ser muito convincente. Houve muitas perguntas no início. Não mudámos o modelo de um dia para o outro. Tudo isto foi precedido de várias noites de discussão na equipa durante um longo período de tempo. Pesámos os prós e os contras e também discutimos as nossas preocupações. Acima de tudo, era importante para nós que apoiássemos esta mudança em conjunto. Toda a gente deve sentir-se ouvida e envolvida, pois só assim as coisas serão bem sucedidas. Apesar de todas as considerações prévias, atirámo-nos juntos para o fundo do poço.

„Às vezes, é preciso deixar as competições de lado“.

G+L: A semana de 4 dias é particularmente adequada para os gabinetes de planeamento?

Tancredi Capatti: A questão não é tanto se o sector é adequado, mas como pode ser adequado. Do nosso ponto de vista, é sobretudo uma questão de mentalidade, estrutura e boa organização para implementar a semana de 4 dias. Em certa medida, o coronavírus também nos favoreceu. Com o aumento das videoconferências, muitas vezes não há necessidade de longas viagens. Trata-se de uma dádiva de tempo que pode, naturalmente, ser utilizada de uma forma completamente diferente no escritório. Temos de aproveitar opções tão selectivas como a digitalização dos processos de escritório, por exemplo, e utilizar os recursos de tempo de forma estratégica.

Matthias Staubach: Também temos de compensar as capacidades reduzidas. A nossa necessidade de colaboradores empenhados e experientes aumentou. Se conseguirmos atrair novas pessoas através do modelo de semana de trabalho de 4 dias, então a nossa ideia voltou a dar frutos.

G+L: Como é que lidam com as fases intensivas, por exemplo, antes da apresentação a um concurso?

Tancredi Capatti: A primeira coisa que percebemos é que não temos menos sucesso do que na semana convencional de 5 dias. O número de resultados de concursos bem sucedidos é comparável. Isso é encorajador. O nosso objetivo sempre foi programar os concursos em tempo útil e concluí-los com antecedência. Por vezes temos mais sucesso, outras vezes menos. O problema não é o prazo, mas o início.

Matthias Staubach: Um bom planeamento é tudo. Já estávamos sob uma grande pressão de tempo. No final do dia, é preciso deixar passar uma competição e concentrarmo-nos exclusivamente nos grandes pontos que garantem a viabilidade futura do gabinete. Mesmo que os dedos estejam sempre a fazer comichão, é claro.

„Estamos disponíveis às sextas-feiras em caso de emergência“

G+L: Como é que os clientes reagem ao facto de estar disponível menos um dia?

Tancredi Capatti: De um modo geral, recebemos um feedback interessado e curioso, por vezes com reacções de incredulidade. Por exemplo, se não estamos secretamente presentes e simplesmente não atendemos o telefone para nos dar um dia de folga para nos concentrarmos no nosso trabalho. De facto, há colegas que estão no escritório às sextas-feiras. Assim, se houver realmente um incêndio, também somos capazes de reagir.

Matthias Staubach: Ao fim de um ano, os parceiros de longa data estão familiarizados com o nosso modelo de horário e estamos a registar um elevado nível de aceitação. Os novos parceiros também estão geralmente abertos ao modelo de horário de trabalho. Em suma, a maior parte deles já se conformou com o facto de só estarmos disponíveis às sextas-feiras em caso de emergência. Apreciamos muito esta flexibilidade e confiança. E, inversamente, também tem uma vantagem, porque o nosso prazo é quinta-feira.

„Ainda não tivemos tempo para nos habituarmos a isso.“

G+L: Os críticos suspeitam que a primeira fase produtiva após a introdução da semana de 4 dias irá diminuir após um período de familiarização. Está a trabalhar com o novo modelo há um ano. Já se apercebeu dessa diminuição da motivação?

Tancredi Capatti: Não, não podemos confirmar isso. Especialmente porque também temos de garantir que o planeamento, a organização e a estrutura oferecem perspectivas a longo prazo para processos optimizados e não são apenas amortecidos pela carga de trabalho dos funcionários. Mas talvez seja um pouco como o amor. Após o período inicial de paixão, sentimos uma grande ligação com o escritório, que celebramos em conjunto. O fim de semana juntos, à quinta-feira, é muitas vezes um pequeno ponto alto da semana. De certeza que ainda não nos cansámos disso.

Matthias Staubach: Sim, os nossos olhos ainda estão a brilhar. O facto é que, tal como não introduzimos a semana de 4 dias de um dia para o outro, já não somos confrontados com uma construção rígida. Claro que ainda estamos a afinar as curvas. Isto é feito através de um intercâmbio e diálogo contínuos com a equipa. Ainda não tivemos tempo para nos habituarmos.

Vantagens e desvantagens da semana de 4 dias

G+L: Quais são as maiores vantagens e desvantagens da semana de 4 dias?

Matthias Staubach: O ganho de tempo livre é uma vantagem absoluta. Com a semana de 4 dias, damos um contributo relevante para o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal da nossa equipa. Há mais tempo para regeneração e auto-realização fora do escritório, o que, na melhor das hipóteses, também beneficia o escritório. Por último, mas não menos importante, acreditamos que tem um efeito a longo prazo na saúde. De um modo geral, há também menos potencial para horas extraordinárias. Por outro lado, a nossa ideia do bar de sexta-feira foi vítima da semana de 4 dias, mas provavelmente também terá um efeito a longo prazo na saúde.

Tancredi Capatti: O que nós queremos não são empregados esgotados, mas sim uma equipa que arde pela causa. Todos os fogos precisam de ar para respirar e a semana de 4 dias dá-nos esse ar. Por outro lado, trabalhamos num sector que está desesperadamente à procura de apoio qualificado. Com a semana de 4 dias, estamos a alimentar, em certa medida, essa necessidade. Mais uma razão para acreditarmos, de forma não totalmente desinteressada, que também podemos atrair curiosidade com o nosso modelo.

Dica para os escritórios: Comecem a trabalhar.

G+L: Que conselhos daria a outros gabinetes que queiram dar este passo?

Tancredi Capatti: Organizar-se bem, preparar-se bem e basear-se ainda mais em normas e processos definidos. Nós próprios tivemos e ainda temos uma longa fase beta da semana de 4 dias. Poderíamos certamente ter refletido ainda mais intensamente com antecedência para antecipar quaisquer discrepâncias. Também é necessário um elevado nível de comunicação: não funciona sem um diálogo aberto e transparente dentro da equipa. É preciso ter tempo para o fazer.

Matthias Staubach: Começar do outro lado. Toda a teoria é boa, mas só a prática prova se funciona. É claro que deveria ter esclarecido previamente as condições para todos. Mas os processos que não foram optimizados até esse momento podem explodir na sua cara durante a semana de 4 dias. Trabalhamos para melhorar todos os dias.

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Também de interesse: nesta entrevista, pode descobrir como o gabinete de arquitetura paisagista Horeis + Blatt promove o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal dos seus colaboradores.

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